01Objet de la présente politique
La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par l’office notarial VXL Notaires dans le cadre de l’utilisation du site internet www.vxl-notaires.com, ainsi que les cookies et autres traceurs susceptibles d’être déposés sur votre terminal.
Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés », et à l’article 82 de cette même loi s’agissant des traceurs.
02Responsable du traitement
- Responsable
- SAS VXL NOTAIRES, titulaire d’un office notarial
- Adresse
- 19, rue Cognacq-Jay — 75007 Paris
- Téléphone
- 01 45 44 44 15
- Courriel
- office@vxl-notaires.com
- SIREN
- 319 427 100 — RCS Paris
- N° CRPCEN
- 75074
- Représentant légal
- Maître Olivier HOAREAU, président
Le notaire est un officier public. Lorsqu’il instrumente, il agit en qualité de responsable de traitement pour l’exécution d’une mission d’intérêt public dont il est investi (article 6.1.e du RGPD).
03Délégué à la protection des données
L’office a désigné un délégué à la protection des données (DPO), auprès duquel vous pouvez exercer vos droits et obtenir toute information sur les traitements mis en œuvre.
- Délégué désigné
- ADNOV, délégué à la protection des données du notariat
- Adresse postale
- ADNOV — 95, avenue des Logissons — 13107 Venelles Cedex
- Courriel
- cil@notaires.fr
Vous pouvez également adresser votre demande à l’office, qui la transmettra au délégué : VXL Notaires — 19 rue Cognacq-Jay, 75007 Paris.
04Quelles données sont collectées, et dans quels cas
Les données traitées à partir du site sont celles que vous nous transmettez volontairement, ainsi que celles générées automatiquement par votre navigation. Elles sont limitées à ce qui est strictement nécessaire à chaque finalité (principe de minimisation).
a. Navigation sur le site
- adresse IP, identifiants de connexion, date et heure de la requête ;
- type et version de navigateur, système d’exploitation, langue, résolution d’écran ;
- pages consultées, durée de consultation, page d’origine (référent).
b. Formulaire de contact et demandes de rendez-vous
- civilité, nom, prénom ;
- adresse électronique, numéro de téléphone ;
- objet de la demande et contenu du message ;
- le cas échéant, nature du projet (vente, succession, famille, entreprise) et créneaux souhaités.
c. Espace client et data room
L’espace client sécurisé est mis à disposition par la société Septeo, éditeur des solutions du notariat. Y sont traités :
- vos identifiants de connexion ;
- les journaux d’accès et d’action, nécessaires à la traçabilité et à la sécurité des échanges ;
- les documents que vous déposez ou que l’office met à votre disposition dans le cadre de votre dossier.
Les données de l’espace client sont hébergées en France et soumises aux mêmes garanties de confidentialité que le dossier notarial lui-même.
Les champs obligatoires sont signalés comme tels dans les formulaires. À défaut de les renseigner, votre demande ne pourra pas être traitée. Les autres champs sont facultatifs et ne servent qu’à mieux orienter votre demande.
05Finalités poursuivies et bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD) | Données concernées |
|---|---|---|
| Fournir le site et en assurer le bon fonctionnement (affichage des pages, sécurité, prévention des abus) | Intérêt légitime de l’office à exploiter un site sûr et fonctionnel — art. 6.1.f | Données de connexion, cookies strictement nécessaires |
| Répondre à vos demandes d’information et organiser un rendez-vous | Mesures précontractuelles prises à votre demande — art. 6.1.b | Identité, coordonnées, contenu de la demande |
| Afficher des contenus tiers (plan d’accès à l’office) | Consentement — art. 6.1.a | Adresse IP et données transmises au fournisseur du contenu |
| Donner accès à l’espace client sécurisé et assurer la traçabilité des échanges de documents | Exécution du contrat / mission d’intérêt public du notaire — art. 6.1.b et 6.1.e | Identifiants, journaux d’accès, documents déposés |
| Conserver la preuve des choix exprimés en matière de traceurs | Obligation légale — art. 6.1.c et art. 82 loi Informatique et Libertés | Identifiant de consentement, date, portée du choix |
Aucune décision produisant des effets juridiques ne fait l’objet d’un traitement exclusivement automatisé, et aucun profilage n’est réalisé à partir du site.
06Qui a accès à vos données
Vos données sont destinées aux notaires et collaborateurs habilités de l’office, dans la limite de leurs attributions. Elles ne font l’objet d’aucune cession ni location à des tiers à des fins commerciales.
Peuvent en outre y accéder, en qualité de sous-traitants agissant sur instruction de l’office et liés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| IONOS SARL | Hébergement du site et des bases de données | Union européenne |
| C-Clerc | Conception, maintenance technique et éditoriale du site | Union européenne |
| Septeo | Mise à disposition de l’espace client et de la data room | France |
| Complianz (Really Simple Plugins B.V.) | Recueil et conservation des choix en matière de traceurs | Union européenne |
Vos données peuvent enfin être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose.
07Transferts hors de l’Union européenne
L’office privilégie des prestataires hébergeant les données au sein de l’Union européenne.
Lorsqu’un service tiers implique un transfert vers un pays situé hors de l’Union européenne, ce transfert n’intervient qu’après recueil de votre consentement pour le traceur concerné, et repose sur l’un des fondements prévus au chapitre V du RGPD :
- une décision d’adéquation de la Commission européenne, notamment le cadre EU-US Data Privacy Framework pour les prestataires américains certifiés ;
- à défaut, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, assorties de mesures supplémentaires.
Le détail, traceur par traceur, figure dans le tableau de la section Cookies et traceurs.
08Combien de temps vos données sont conservées
| Catégorie | Durée de conservation |
|---|---|
| Demande de contact ou de rendez-vous restée sans suite | 3 ans à compter du dernier contact |
| Demande ayant donné lieu à l’ouverture d’un dossier | Intégrée au dossier client et soumise aux durées de conservation notariales |
| Identifiants et documents de l’espace client | Durée de la relation avec l’office, puis suppression de l’accès ; les documents versés au dossier suivent les durées notariales ci-dessous |
| Journaux de connexion au serveur et à l’espace client | 6 mois à compter de leur enregistrement |
| Traceurs déposés sur votre terminal | 13 mois maximum à compter du dépôt |
| Données collectées via les traceurs | 25 mois maximum |
| Preuve du choix exprimé sur les traceurs | 6 mois (durée au terme de laquelle le choix vous est à nouveau demandé) |
S’agissant des actes reçus par l’office, les durées de conservation résultent des obligations d’archivage propres au notariat : les minutes et les répertoires sont conservés pendant 75 ans, portés à 100 ans lorsque l’acte concerne un mineur ou un majeur protégé, avant versement aux archives départementales. Les pièces annexes suivent les durées prévues par les instructions d’archivage de la profession.
09Sécurité et secret professionnel
Le notaire est tenu au secret professionnel, dont la violation est réprimée par l’article 226-13 du code pénal. Ce secret s’étend à l’ensemble des collaborateurs de l’office.
L’office met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données : chiffrement des échanges via le protocole HTTPS, gestion des habilitations, authentification des accès, journalisation, sauvegardes régulières, sensibilisation des collaborateurs et sélection de prestataires présentant des garanties suffisantes.
En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, vous en seriez informé dans les conditions prévues à l’article 34 du RGPD.
10Vos droits
Vous disposez, dans les conditions et limites prévues par la réglementation, des droits suivants :
Droit d’accès
Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
Droit de rectification
Faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
Droit à l’effacement
Demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
Droit à la limitation
Demander le gel temporaire de l’utilisation de vos données en cas de contestation.
Droit d’opposition
Vous opposer, pour motif légitime, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et sans motif à la prospection.
Droit à la portabilité
Recevoir les données que vous avez fournies, dans un format structuré et lisible par machine.
Retrait du consentement
Retirer à tout moment votre consentement, sans remettre en cause la licéité des traitements déjà effectués.
Directives post mortem
Définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Comment exercer vos droits
Adressez votre demande au délégué à la protection des données, par courriel à cil@notaires.fr ou par courrier à : ADNOV — 95, avenue des Logissons, 13107 Venelles Cedex. Vous pouvez également écrire directement à l’office, qui transmettra.
En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé. Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, prorogeable de deux mois en cas de complexité.
Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.
12Paramétrer vos choix
Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser les traceurs soumis à consentement, avec la même simplicité, ou de définir vos choix finalité par finalité. Aucun traceur non exempté n’est déposé avant que vous n’ayez exprimé votre choix.
Vous pouvez modifier ou retirer vos choix à tout moment, depuis n’importe quelle page du site :
Centre de préférences
Consultez le détail des traceurs, activez ou désactivez chaque finalité, retirez votre consentement.
Le lien « Gérer mes cookies » est également présent dans le pied de page de chaque page du site. Vos choix sont conservés 6 mois ; à l’expiration de ce délai, le bandeau vous est à nouveau présenté.
Réglage depuis votre navigateur
Vous pouvez également configurer votre navigateur pour accepter, refuser ou supprimer les cookies. Ce réglage s’applique à l’ensemble des sites que vous consultez et peut altérer leur fonctionnement. La marche à suivre est décrite dans l’aide de votre navigateur : Chrome, Firefox, Safari, Edge.
Pour aller plus loin, la CNIL met à disposition une fiche pratique : cnil.fr — cookies et traceurs.
13Mise à jour de la présente politique
Cette politique peut être modifiée pour tenir compte de l’évolution du site, des fonctionnalités mises en œuvre ou de la réglementation applicable. La version en vigueur est celle publiée sur cette page ; sa date de dernière mise à jour figure en tête du document.
En cas de modification substantielle affectant des traitements fondés sur votre consentement, votre accord vous sera à nouveau demandé.